結婚式二次会幹事を経験してわかった!会場選びと司会進行のやり方

私は今までに友人の結婚式二次会の幹事を数十回やってきました。

幹事を任されるたびに不安や疑問や重圧感に悩まされていました。

そんな不安や悩みも幹事をする回数が増えていくにつれ自然となくなりました。

私みたいに過去に何十回も幹事を任されたことがある人はいないかもしれません。

普通は一生に数回あるかないかぐらいのことです。

ただその数回でも任されたいじょうはしっかりと責任を果たさなければなりません。

そんななかでまさに幹事を任され何をどうすればよいのか不安に思っていたり悩んでいる人に、私が今までに経験して悩んで解決したことを書きましたので参考になって頂ければ幸いです。

会場選びと会場予約

会場選びと予約は早ければ早いほど絶対にいいので早めに予約したいところですが、会場をどこにしようか考える前に、おおよそ何人参加するかを把握してから会場選びに移るのがいいです。

参加人数がわからないのに会場を先に予約するのは避けてくださいね!

参加人数の把握は今までの経験からすると、新郎新婦に参加者を募ってもらう方がドタキャンや当日まで未定というあいまいな人はかなり少なかったです。

新婦新婦に二次会に来てもらいたい人、来てくれる人、誘わなきゃいけない人を事前にリサーチしてもらっておくと一番スムーズに参加者の人数を把握できますね。

ここまでは結婚式・二次会の3~4か月前にやっておくべきことです。

仮に10月に結婚式を予定してるのなら5~6月にかけて動き出すのがベストです!

おおよそ人数が把握できれば会場を選び予約します。

お祝い パーティー アイコン お祝い

会場選びでチェックすること

・会場のテイストは?

・新郎新婦の希望に合っているか?

・会場の収用人数は?最大何人まで?最低貸切人数は?

・1人あたりの金額単価は?

・音響設備の有無は?

・お店側に音響担当はいる?orセルフ?

・司会者用のマイクは?

・オプションは1人あたりの金額単価に何が含まれているか?

・食事のメニューはビュッフェ?orコース料理? 

・飲み放題のドリンクメニューは?

・ケーキ入刀のケーキはオプション?

それとも料金に含まれているか?

このチェック項目は

セルフプロデュースで幹事をやる方には会場に確認するべき項目になります。

逆に言うと押さえておきたい項目にもなります。

参加者人数が把握できれば会場を選んで早めに予約しましょう!

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余興&景品選び

余興は内輪だけのネタやシュールな余興は万人ウケしないので真剣に考える必要があります。

ただ、あまり考え過ぎるのは良くないです。 けっこうありきたりなことの方がよかったりするので、過去の二次会に参加した時のことや友人にアドバイスをもらうこともいいですね。

余興での景品を選ぶ場合で注意したいことは、参加者全員にいき渡るようなチープな景品は選ばないようにした方がいいです。

これはいろいろな考えがありますが、私が考える景品は参加人数の10%~15%の人に行き渡る景品数を選ぶことをおすすめします。

例えば、参加人数が100人いれば10人~15人に行き渡る景品数を選ぶのがいいです。

1:2:3:4の割合がちょうどいい割合ですね。

何の割合かというと、景品のグレード(金額)の割合です。

例えば10個の景品を選ぶなら

・一番の目玉の景品を1つ

・まあまあ目玉の景品2つ

・もらえてチョットラッキーなものを3つ

・もらって嫌な気はしないものを4つ

合計10点

ただ、予算と人数によりますので会場へ支払う原価、会費(男女により異なる)、経費を見比べながら予算を決めてください。

何も考えずに選ぶと幹事が自腹を切ることになるので景品選びはもっとも慎重にならないといけない項目なんです!!

サプライズ プレゼント 女性 サプライズ

(例)

100人参加 (男性60人・女性40人)

会費 男性7,000円  女性6,000円

会場に支払う1人当たりの料金 5,000円だとすると(オプション含む場合)

100人×5,000円=500、000円

男性会費・60人×7,000円=420、000円

女性会費・40人×6,000円=240、000円

合計・660,000円

会費660、000円 - 会場費500,000円 =160,000円

景品&経費で160、000円分余ることになる。

ここで忘れがちなのが、新郎・新婦と幹事の人数が会場費の人数に含まれるか含まれないかです。

基本的にほとんどの会場は幹事の人数も会場費の1人分として支払わなければなりません。

会場によってサービスの場合があるので必ず確認しておいてください。

★会場により新郎・新婦はサービスのお店もありますが会場により新郎・新婦の人数も1人分として数えるお店もありますのでいずれにせよお店に確認は必ずしてください。

幹事は会費を払うことはないでの、仮に3人で幹事をするのであれば

3人×会場費 5,000円 = 15、000円 

先ほどの計算で余った 

160,000円 - 15,000円 =145,000円 

実際には

145,000円が景品&経費の費用になるのです。

小学生の算数の問題みたいでしたが、意外にここの計算を間違えると幹事が自腹を払うケースになることが多いので細心の注意が必要になります。

景品&経費に使える145,000円はあくまで参加人数が全て予定通り参加してくれた場合です。

僕が幹事をした時は男性55人・女性35人の合計90人でお店に予約しました。

人それぞれいろんな事情がありますので数人はドタキャンもしくは無断で欠席する人は必ずいると思ってください!!

その反面、人数に把握してしていない思わぬ参加者も時々います。そのなバランスを考えて予定より1割弱減らした人数で予約するのが自腹を払うリスクが最も低くなります。

ただし、事前にお店側と相談して予約人数より多くきた場合の一人あたりの追加料金はいくらなのか?

余分にイスはあるのか?

料理が足りなくなったら融通はきくのか?

意外に当日になってみないとわからないことがたくさんありますので気になることや、不安なこと、疑問に感じたことは必ず事前に確認して把握しておいてください。

あと、景品&経費分で145,000円あるのなら絶対といっていいほど10%~15%は残るようにしておいてください。

これは何かあった時のちょっとした保険です。

中には二次会参加者が勝手に料理やオプション類を追加注文する人もいます。

そういったことが起きないように

「そういった時は幹事の私に必ず確認してください!!」

とお店側に申し出ておくようにしてください。

無事に問題が起きなければその余った経費は新郎・新婦に祝儀として渡すか

その後の3次会の費用にあてるなどすればいいのです!!

では、その肝心な景品は何を買ったらいいか迷うところです。

自分で出向いて買いに行くのがもちろんいいです。

しかし、自分で選ぶとどうしても趣味や商品に偏りがでてしまいます。

何を景品に選んだらよいかを迷った時には丸ごと景品セットを注文するのがベストです!

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タイムスケジュール

会場選び、会場予約、余興景品選びの準備ができたらあとは当日を迎えるだけです。


でも、一番肝心な当日の司会進行という最も神経を使う項目が残ってします。

司会進行の中でも特にタイムスケジュールは事前準備を絶対にやらなければならない最も重要なことなのです!!

(例)タイムスケジュール

【2時間制の宴会】

◆18:30    開場

◆19:00    開宴

・19:00~    新郎・新婦 入場

・19:05~    新郎・新婦の簡単なあいさつ

         乾杯

・19:10~    歓談①

・19:40~    余興+ゲーム等

・20:10~    歓談②

・20:40~    新郎・新婦 両親からの手紙朗読

・20:50~    新郎・新婦から締めのあいさつ

・20:55~    新郎・新婦 退場

・21:00~    参加者退場・片づけ・支払い会計

時間に追われるスーツの男性 時間

こんか感じのタイムスケジュールがごくごく一般的です。

今までに二次会を数多く経験した中で参加者から一番多く頂いた意見は意外にも歓談の時間が短いとか、もっと新郎・新婦と話したかったとの声が多かったです。

それはそのはず、新郎・新婦に久しぶりに会うだけではなく、友人同士も久しぶりに会う人もいるので歓談時間は多くとるようにしましょう。

特に余興は内輪だけで盛り上がってしまうケースがあるのでダラダラやらずに短時間で迅速にやることをおすすします。


エンディングノートを書くシニア夫婦 エンディングノート

タイムスケジュールの中に両親からの手紙とありますがこちらはお母さんやお父さんのどちらかで構いません。

僕の場合、事前に新郎・新婦から実家の住所と連絡先を聞いて家に直接電話して手紙を書いてもらうのを依頼してました。

(最近は家に直接電話しても変な勧誘電話や怪しいと思われ電話に出てくれません)

では、どうやって手紙を書いてもらいその手紙を受け取るか?

これは意外に簡単なことです。

手紙を書いてもらうために、手紙を書いて郵送で依頼するのです!

ただし突然手紙が届いても怪しまれて捨てられる可能性があるので封筒には新郎・新婦のフルネームと二次会の幹事の自己紹介を簡単に封筒の裏面に書き留めると安心して読んでもらえます。

(例)

封筒の裏面に

このたび、〇〇 ☐☐君の結婚式・二次会の幹事を担当させて頂きます△△と申します。

という感じで封筒の裏面に書いておく。

当然、封筒の中にも手紙を書いてほしい趣旨を書いた手紙と返信用の封筒を同封するようにしてください。

返信封筒には幹事の住所の記入忘れないようにしてください。

あと、いつまでに返送してほしいことも必ず書くことと新郎・新婦には内緒にしてほしいことも書いておくように!!

僕は、実家暮らしの新郎・新婦にその依頼した封筒を見られてしまったことがありサプライズにはならなかったこともありましたね(笑)。

二次会当日が近づいてきたらタイムスケジュールを頭にいれてイメトレをしておくのが大切です。

タイムスケジュールで時間が余ってしまった時には幹事のアドリブが会場を盛り上げる決め手になるので日々、自分なりなお笑いの引き出しを集めることに集中してくださいね(笑)

お酒の席ということもあり参加者へ少々無理なフリをするのもアリです!

ささいなフリが盛り上がるきっかけになることもあります。

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参加者人数を把握して開場を選び、予約して余興や景品を準備してタイムスケジュールを作成してイメトレしたら準備は完了です!!

あとは当日を迎えるのみです。

結婚式・二次会の事前準備がいかに大切で手間がかかることか幹事をやった人しかわからないし幹事をやった人しか味わえない充実感もあります。

結婚式の二次会というものは新郎・新婦がもちろん主役でありますが参加する方や幹事も主役なのです!!

参加する人はそこそこ高い会費を払ってまで来てくれるのだから新郎・新婦はもちろんのこと参加者全員が今日は楽しかった、おもしろかったと感じもらえる会になってほしいものです。

アナウンサー アナウンサー

最後に幹事をされる人、司会進行をさせる人へ決して人前だからといい恥ずかしがったり、照れたりしないようにしてください。

幹事は何が起きても堂々としていればいいのです!!

幹事の人も思いっきり楽しんで盛り上がる会になることを陰ながら応援してますよ~!

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