『言った言わない』取引先や職場でのトラブルの原因を事前に対策

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取引先や、職場の上司と部下の間で『言った言わない』のトラブルが起こることがあります。

起きるというか、もうすでに『言った言わない』でトラブルに巻き込まれている人もいるのではないでしょうか!

最初に言っときます。

『言った言わない』でのトラブルは、これから先も間違いなく無くなることはありません。

むしろ増えていくと思います。

これからは、『言った言わない』でのトラブルは起きるものだ!

という前提で仕事を進めていけば、『言った言わない』のトラブル回避に繋がります。

とはいえ、この『言った言わない』程度のことで、いちいちトラブルに巻き込まれていては、どれだけ時間があっても足りません。

それこそ、やらなくてもいい無駄な残業をしたり、出なくてもいい休日出勤をさせられることは避けたいところ。

だったら、『言った言わない』での問題が起きやすい場面や、トラブルの原因対策を事前に把握さえしていればいいだけのこと。

この3つのことを事前に意識するだけで、『言った言わない』のトラブルは回避できるようになります。

さっそくその3つのことを見ていきましょう。

「言った言わない」のトラブルが起きやすい場面とは?

仕事してれば、この『言った言わない』の場面なんて数えきれないほどあります。

仕事の場面では、職場の上司・部下・同僚の間でトラブルが起きることもありますね。

そして、取引先とやりとりする場面でトラブルが起きることが最も多いのではないでしょうか。

よくあるのが、上司が部下に、

これ、〇〇日までにやっていてくれよ!

これが、〇〇日になってもまだやっていなかったとか。

やっていなかっただけならまだしも、そもそも◯◯日までにやること自体を忘れていたということもザラにありますよね。

取引先からは、

この前依頼した〇〇の提案書はまだ?

と、依頼もされていないことを、ある日突然催促されることもあるのではないでしょうか?

言った言わないの場面は、職場の上司・部下・同僚の間でも起きますし、取引先との間で起きることの方が多いと思います。

「言った言わない」のトラブルが起きる原因とは?

トラブルの原因は言わずもがな、発信する側と受け取る側のお互いに原因があります。

一番の原因は受け取り側の忘れです。

言われたことを忘れていた。

本当によくあることです。

これでは、受け取り側だけが悪いと思われますが、発信側にも大きな原因があります。

その原因とは?

依頼する発信側の多くは、職場でいうと上司や先輩社員にあたります。

そして取引先の人。

なにが言いたいかというと、受け取り側より社会的地位が高い人に限って『言った言わない』のトラブル原因を作ってしまいがちなんです。

社会的地位の高い人がやりがちなこと

職場の上司や先輩、取引先の人はいわば自分よりも社会的地位が高い。

そんな人たちが仕事を発信する側になると、どうしても上から目線的な依頼になってしまうものなんです。

【職場の上司や先輩からの依頼トラブル】

部下や後輩には、相手の状況がどうあれ、

これやっといて!

〇〇日までに作成しといてくれよな!

など、どこか命令的な指示が飛んできます。

どれだけ忙しい状況だろうが、予定があろうが、お構いなしに指示命令が飛んでくるのです。

特に、切羽詰まった状況で突発的な依頼を受けた方は、その場しのぎの軽い返事を返してしまうのです。

というか、そんな返事しか返さざる負えない状況に追い込まれることもしばしば。

記録にも残らずメモを取るこをできず、いずれ忙しいという状況の中で忘れ去られてしまいます。

自分の記憶だけで物事を進めていかなければならないのです。

こんな状況での依頼では、誰だって忘れてしまうし、業務の優先順位なんてあったものではないですよね。

これが、後々に

何でやってないんだ!

○○日までにやれといったよな!

こんな状況になるのは、最初からわかっていたようにも感じます。

忘れた方が悪いとはいえ、状況を考えずに依頼する上司や先輩にも責任は大いにあります。

【取引先からの依頼トラブル】

社会的地位が高い上司や先輩と同様に、取引先からの依頼も同じことがいえます。

以前、わたしは取引先との間でこんなトラブルがありました。

わたしが休みの日に、取引先から仕事用の携帯に電話がかかってきました。

もう14時だけど、いつ来るの?

今日、何か予定してましたか?

13時から〇〇で打合せだけど、
事前にメールしたよな?他の業者さんはみんないるぞ!

すいません!

まだ〇〇にいるから、至急来てくれよ!

はい!すぐ向かいます

と、わたしはすぐに着替えて〇〇に向かいました。

休みなのに、突然の電話により仕事へ出向くことってありますか?

わたしは○○へ出向いて、打合せをして事なき得ましたが、その日の休みが半日つぶれました。

問題はここからです。

休み明けに会社のPCメールを確認したところ、その取引先からのメール受信がどこを探してもなかったのです。

結果、その取引先の人はわたしにだけメールを送り忘れていたのです。

休みなのに仕事をする。

かといって休日出勤ではないので手当ても出ない。

じゃあ、その出向いたことは何になるの?

はい!サービス仕事のボランティア活動!

って、冗談で言えるものなら言いたいぐらいです。

後日、その取引先の人に、メールが送られてないことを伝えたら

『えッ!ホント!ゴメン、ゴメン』

わたしのボランティア活動に対する対価は『ゴメン、ゴメン』で済まされるのでしょうか?

もしこれが逆のことで起きたとしても、たぶん『ゴメン、ゴメン』で済まされるかもしれません。

結果、社会的地位の高い人は何をやっても許されるってことです。

許されるというより、誰も文句を言ったり注意することができないといった方が正解ですかね。

これが取引先との間で『言った言わない』『伝えた伝わってない』で起こるトラブルの原因です。

そして、取引先との『言った言わない』のトラブルの原因は、取引先の人によるケアレスミスやささいな忘れが原因なのは言うまでもありません。

でも取引先がどうしても許せないのであれば、いくら下請け業者とはいえ元請け業者の取引先に物申すこともアリだと思います。

実際に物申した結果、仕事がスムーズになったこともありますからね。

【合わせて読みたい記事】

⇒ 下請けが元請けにキレたら仕事がスムーズになった

「言った言わない」トラブルの対策方法

だいたいのことは、発信する側による傲慢な態度やケアレスミスによる『言った言わない』のトラブルが起きています。

ここまで理解できたなら、社会では『言った言わない』のトラブルが発生することを事前に把握さえしてれば、トラブルに巻き込まれる確率は減ります。

この『言った言わない』のトラブルの対策は、事前に確認するという行為をするかしないかで決まります。

『事前に確認』する行為をシーン別にみていきましょう。

職場の上司・先輩 編

上司や先輩は社会的地位を利用して、部下や後輩の忙しい状況や予定が入っているなどお構いなしに指示命令してきます。

そんな状況で上司や先輩が指示命令を、口頭で言ってきた時には、一旦その場の業務の手を止めて、上司や先輩と向き合ってください。

向き合ってメモを取るなりして指示命令を書き留める。

そして、ここからが今後『言った言わない』のトラブルにならないための対策です!

そのメモした内容をその上司や先輩のメール(社内チャットなどがあればそちらに)に、確認メールを送るのです。

【〇〇日までに、□□の資料作成、△△の補助資料も添付する こういった内容でよろしいでしょうか?】

みたいな感じでメールするのです。

そしてその上司や先輩の席まで出向き、

『今、さきほど指示がありました内容の確認としてメールしました』

『さきほど他の業務資料を作成してましたので、ひょっとして私がとったメモが間違ってるかもしれないと思い確認のためメールしました』

これをやるとほとんどの上司や先輩は、何だコイツ?と思うことでしょう。

そして、もう一つ、わざと間違えた期限の日にちにするのです。

そうすると、

この期限の日にち間違ってるぞ!〇〇日だから

あッ!すいません!

大変お手数ですが、間違ってるぞ!〇〇日!と返信していただけますか?

ここまでやると、上司や先輩は気づくと思います。

コイツには口頭で言うのは止めよう。メールで指示しよう。

もうこんなやりとりが面倒くさいな~!

こんなふうに思わせたらあなたの勝ちです。

今後はあなたの時間は奪われずに済みます。

そして、いつでも見返せるメールを確認して、指示された資料作成を期限までに提出すればいいだけのことですからね。

もし、上司や先輩からのメールで間違った期限になっているにもかかわらず、提出期限過ぎてるぞ!

なんてこと言われても、メールという動かぬ証拠があるのでビクビクすることはありません。

いかに、時間・期限・内容は、いつでも見返せるメールやチャットで通達してもらえるかがカギになります。

取引先 編

当たり前ですが、取引先の人は同じ事務所にはいません。

事務所にいないということは、こちらの状況はわからないことがほとんです。

この状況がわからないことを利用するのです。

取引先の人と『言った言わない』の原因の一つに、電話で物事を伝えてくることがあげられます。

対面して打合せしても、時間や期限という数字を聞き間違えることもあるのに、電話はとくに聞き間違えの原因になります。

ましてや、電話は相手の状況がわからないので本当に理解しているかどうかさえもわかりません。

とくにメールで送ってほしい内容や、時間だったり期限は電話で伝えられると、その場の業務の手を止めてまでメモをとることになります。

電話してくる人は相手の状況なんて知ったことじゃないので、電話で簡単に依頼して終わらせたいのです。

でも、電話を受け取る人は大変です。

その場の業務が止まるし、メモしたことをさらに予定表に書き込んだり、忘れないようにしなくてはなりません。

ましてや運転中だったり、打合せ中だったりすると、電話に出れず折り返し電話しても相手が出ないこともしばしばあります。

また折り返し電話がかかってきても、また電話にでれない状況!

お互いタイミングが悪い時って重なるものです。

そして、ここからが今後『言った言わない』のトラブルにならないための対策です!

なんか、このフレーズお気に入りなのかどうかはおいといて、

取引先は同じ事務所にいないので、こちらの状況はわかりません。

だから取引先から電話がかかってきた時、会議や打合せならもちろんのこと、集中して業務に取り組んでいる時は電話に出ないようにすればいいのです。

その業務がひと段落した時に折り返し電話すれば、集中力が切れることもないし、メモを準備して電話することもできます。

そして、お互いタイミングが合わなければ、携帯電話のショートメールかラインを送るのです。

先ほど電話に出れずすいません。

そうすると、意外に

○○日の件、10:00に現地でお願いします

という返信が返ってくる場合もあります。

はい!承知しました

たったこれだけの会話のために、お互い電話のかけ合いをしてストレスを溜めているのです。

しかも、日にちも時間も記録に残るので間違える心配もありませんよね。

こういったスムーズなやりとりができれば、お互いムダな時間を消耗せずに済みます。

【関連記事】

⇒ メールよりも電話が多い人とは距離をおけ

でも、中には電話で何でもかんでも連絡してくる人や、メールを苦手としている取引先もいます。

そういう人に限って、こっちから電話すると電話に出ない人が多いのなんの。

そして、伝え忘れや、伝えてないのに伝えたと思い込んでいることもあります。

なんせ電話連絡しかしてないので、誰に何をいつ依頼したかなんて覚えてもいないはず。

こういう人が取引先の一番の要注意人物なんですよね!

こういう人へは、常に心配になってしまいます。

・約束した日は本当にその日なのだろうか?

・確か来週の火曜日と言ってたけど、本当に来週の火曜日なのだろうか?

・今日の約束の10時に本当に来るのだろうか?

普通なら考えなくてもいい心配事が増えるのは、こういう人のせいなのです。

こういう人への対応は、メールやチャットなんて効き目なし。

なんせメールやチャットは苦手なので見てないのですから。

というより見方がわからないのです。

取引先にこういった人は、多かれ少なかれ1人はいます。

もしこういった取引先の人と仕事をしなければならないなら、覚悟をもって見守ってあげる感覚で付き合ってください。

こういった取引先の人とお付き合いすると、

普段なら体験できないことに遭遇できます。

他の人よりも手間ヒマかかることもあります。

普通の会話が通じないこともあります。

急な依頼や、連絡ミスによりトラブルが多発します。

相手のミスを自分のミスにすり替えられることもあります。

今まで起きなかったようなことが、日常的に発生することもあります。

残業が増えます。

休日出勤が増えます。

スケジュールが乱されます。

それこそ生活スタイルすら乱されます。

良い事はないです。

悪い事は常に起きます。

だからこそ、こういった超が付くほどいい加減な取引先の人と付き合うと、人生勉強になるのです。

出来ればこんな体験や経験はしない方がいいですが、これを体験・経験することによって人間力が上がるのです。

人間力が上がれば、そもそも『言った言わない』のトラブルに巻き込まれることなんてなくなるのです。

それほど、事前にトラブルを察知できるようになれます。

さきほどからいってる、取引先に要注意人物みたいな人と付き合っているのであれば、

間違いなくあなたの人間力という戦闘力は、会社の他の誰より上のはず。

これだけは自信を持ってください!

まとめ 『言った言わない』のトラブルは事前に把握できる

トラブルが起きやすい場面やトラブルが起きる原因は、意外と事前に把握することができます。

事前に把握さえしてれば、『言った言わない』のくだらないトラブルに巻き込まれることなんてないのです。

職場の上司や先輩からの指示命令も、口頭で言われるよりメールや書面で残るものにしてもらえれば、忘れやケアレスミスも防げます。

取引先の人とのやりとりは、とくに時間や期限などの数字に関することはメールを使って会話するとミスがなくなりますね。

電話ばかりだと、相手の時間を奪うことにもなるし、電話でしかも口頭での口約束ほど約束になりませんしね。

極力電話や口頭での約束や伝達事は避けていけば、『言った言わない』のトラブルに巻き込まれることは少なくなることでしょう。

そしてアナログ式になってしまいますが、どうにもこうにもならない相手には電話で事前に確認するか、直接会って打合せするしかありません。

この『言った言わない』は人が全て関わっているので、なくなることはないでしょう。

むしろITやSNSを使った会話なら、リアルなムダな会話はなくなる分、入力間違えによる数字のトラブルは多くなりますね。

これからは『言った言わない』ではなく、『入力した入力してない』みたいなトラブルへ時代が移り変わるかもしれませんね!