メールよりも電話が多いと仕事が進まない!電話を減らす3つの方法

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電話が多くて仕事が全然進まない!

電話が多くて集中できない!

と悩んでいませんか?

実は、この記事で紹介する

『メールよりも電話が多いと仕事が進まない!効率UPさせる3つの方法』を実践すると、

誰でも簡単に仕事の効率が上がり集中していつもより仕事がはかどるようになれます。

なぜなら、わたしも実際に工夫して実践したことより、電話が減って自分時間を作れるようになったからです。

この記事では、電話が多くて仕事が進まない人に仕事効率を上げる3つの方法を紹介します。

記事を読み終えると、今後電話が多くて仕事が進まない!そんな悩みが少しでも解消できるようになれば幸いです。

メールよりも電話が多いと仕事が進まない!効率UPさせる3つの方法

また電話かよ!
電話ばかりで仕事にならんわ!!

じゃあ、電話に出なければいいじゃん!

電話に出ない訳にはいかないんだッ!

だったら電話に出れば!
オレだったらメールするけどね!

メールで済む要件を電話してくる取引先とは距離をおけ

残業と電話に追われるサラリーマン | 「frestocks(フリストックス)」フリー素材やモデル写真

メールで済む要件を電話してくる人っていませんか?

電話がかかってくる時に限って打ち合わせ中だったり、タイミングが悪い時の方が多いのはではないでしょうか。ましてや、折り返しても相手も電話に出れなかったりとすれ違うこともよくありますよね!

そして、相手からかかってきてもまた出れない!

そんなお互いタイミングが悪い時って本当によくあります。

そして、お互いタイミングが合わずに、相手は電話をかけたことすら忘れてしまうこともあるぐらい。

あの時の電話はなんだったんだろう?と、疑問に思うこともあります。

ようやく電話がかかってきて出ると、

「先ほどメールを送りましたので確認しといてください。」

「ごめんなさい!要件済みました!」

え~!!それッ!メールでいいじゃん!

そんなことで時間を消耗させられることがなんと多い事やら...

仕事での連絡なんて、だいたいがメール済むものが多いです。

でも、いまだにメールで済む要件をいちいち電話で連絡してくる取引先の人は減らないのが現状です。

なぜメールで済む要件をいちいち電話してくるの?

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メールで済む要件をいちいち電話してくる人の特徴

  • 面倒くさがりの人
  • 年配者
  • ITリテラシーが乏しい人

他にも考えられる人はいますが、ほとんどの人がこれに当てはまっていると思われます。

当てはまっているというか、これに限りますね!

・面倒くさがりの人

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面倒くさがりの人と仕事するほど面倒くさいことはありません。

とにかく面倒くさがりな人は、細かいこととか新しいことを嫌います。

俗にいう『適当にやっといて!』これが口グセの人が多いのではないでしょうか。

面倒なお願い事や、細かいことを確認すると面倒くさがりの性格が開花して打合せにならないことがあります。

だから、

『適当にやっといて!』

『いつも通りでいい!』

と適当な返事しか返ってこないのがほとんどなんです。

こういった面倒くさがりの人が取引先にいるのなら、仕事の計画前に対面して打合せをするのが一番いいです。

面倒くさがりの取引先の人に質問や回答を求める時には、選択肢を2つ用意することをおすすめします。

例えば、

  • こちらのサービスは ①案 or ②案 どちらがいいですか?
  • こちらの商品の機能は A案 or B案 どちらがいいですか?

と、選択肢を少なくして回答を求めた方がいいです。

なんせ面倒くさがりの人は選択肢が多かったり、複雑な回答を求められることを嫌うからです。

だから面倒くさがりの人ほど、最初に打ち合わせをしてシンプルな選択肢で回答を求めれば仕事も面倒なことにはなりません。

面倒くさがりの人への対応が面倒に感じてしまい、仕事が上手く進まなければそれこそ面倒なことが起きます。

年配者/ITリテラシーが乏しい

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基本的に年配者の人はメールやPCを使わない人が多いです。

メールやPCを使わないというか、使い方がわかわないといった方が正解です。

当然ITリテラシーは乏しいです。

全員の年配者が使わない、使えないわけでもありません。むしろ若者よりITを駆使する年配者もいます。

でも、仕事の取引先の年配者でメールの送り方もわからない人もいます。

ここは、悩んでいても仕方ないので大目にみてあげましょう。

『提案書をメールで送りましたので、確認お願いします!』

と、逆にこちらから電話の一本をかけてみましょう。

メールがわからないとか、開け方がわかないと言ってきたら、

『同じ部署の○○さんに聞いてみてください。』と伝えてみてはいかがでしょうか。

なかにはFAXで送ってほしいと要望があれば、FAXとメールの両方を送ります。

どちらを見るかは相手次第です。確認できる選択肢を与えることが一番の解決策になります。

相手のことを悩むこともありますが、相手の要望を無視して、自分本位にやろうとしたらダメですよね。

相手からしたら面倒くさい人に思われているかもしれませんからね。

【合わせて読みたい】

≫ 休日に仕事の電話が掛かってきても出なくていい理由がある!

メールで済む要件をいちいち電話で連絡してくる取引先との対処法

とはいえ、取引先に

『メールで済む要件をいちいち電話してくるの止めてもらえますか?』

なんてことは言えないのが現実ですよね。

だったら、無言の抵抗で応戦してみるようにしよう!!

電話がかかってきても出ない

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電話に出ない!これが一番の解決法です。

でも、仕事の電話はかかってきたら出なくてはいけませんよね。

ここで言いたいのは、集中して業務に取り組んでいる時には電話に出ないということです。

集中して企画書や提案書を作成している時に、なんの前ぶれもなくかかってくる電話に出てしまうと、今までの集中力がリセットさせることってありませんか?

一度途切れた集中力を取り戻すには、おおよそ10分~15分かかるという統計もあるぐらいです。

だから集中している業務に取り組んでいる時こそ、電話がかかってきても電話に出ないようにすることです。

ひと段落がついた時に折り返し電話すればいいのです。

電話がかかってくるたびに集中力を奪われていたら、一日の効率は本当に低下します。

ここで注意したいのは、折り返し電話しても相手が電話に出ない時です。

こういうタイミングが合わないことって本当に多い。

そして集中したい時に限ってまた電話がかかってくる。

これではお互いがお互いの時間と集中力を奪い合っているだけで嫌になってしまうもの。

そこでこんな状況を解消できるのがメールです。

メールを上手に使う

今はほとんど場合が携帯電話で連絡を取り合うことが多いですよね。

電話でお互いタイミングが合わず連絡が取りずらい時には、携帯のショートメールを使うのがおすすめです。

電話がかってきて、折電しても相手が電話に出ない場合は、

『先ほどお電話いただきましたが、電話に出れず申し訳ございません』

この一文をショートメールするだけで解決することもあります。

『先ほど電話した件は解決しました。ありがとうございます』

こんな一文で返信がかえってくることも多々なるのです。

意外と相手はちょっとしたことを聞きたくて電話してくるケースの方が多いです。

大事な要件や難題は電話ではなく、会って打合せするに違いありませんね。

このちょっとした要件をメールではなく電話してくるのは、メールで文字にするのが面倒だからなんですよね。だから電話してくるのです。

でも、あなたは電話に出ない人と相手に認識を与えれば、相手はそのちょっとした要件をメールで送ってくるようになります。

お互いがメールでの連絡が定着してくると、たまに電話がかかってくるとメールでは伝わらない重要な連絡と思って電話に出ます。

これがメール定着の良いところだと考えます。

普段はおとなしい人がキレると怖いと同じで、普段はメール連絡の人がたまに電話がかかってくると何かあったのでは?と思い電話にでてしまうのです。

いかに無駄な連絡を取り合い、無駄な時間を消耗していたか!

メールが定着してくるとそこに気づくことでしょう。

メールなら自分のタイミングで読むことも見ることもできるし、記録にも残るので日時や数量を伝える時にはメールが一番!

ラインやアプリのチャット等を利用しているならそれもアリですが、携帯のショートメールの方が既読確率が高いです。アプリ等はいちいちアプリを起動しないと見れないですが、ショートメールなら容易に見ることができます。

ビジネスでの電話連絡で一番やってはいけないこと

それは、電話した相手に

『今メモすることできる?』

これは一番やってはいけないことです。

電話を受ける人のことを何も考えていない無能な人がやることなので、常識ある人は絶対にマネしないようにしましょう。

このケースが起こりうる場面とは、上司や先輩が、部下や後輩に要件を伝える時によく見られるケースです。会社にいる事務員さんから外回り営業マンへ電話する時にもよくあるケースですよね。

あとは取引先から下請け業者へのケースもあります。

結局、自分よりも社会的立場が下の人に起こるケースなのです。

仮に、部下や後輩が上司や先輩に電話して『大切な要件があります。メモできますか?』

なんてことは絶対に言わないですよね。

下請け業者から元請け業者に電話して

『今から言う型式をメモして○○さんへ伝えてもらえますか?』

これもありえませんね。

なぜかというと、言うまでもなく相手のことを考えているからです。

でも、上司や先輩や事務員、取引先や元請け業者は、

部下や後輩、下請け業者のことをどこか下として見てるからこそこんな発言が出てしまうのです。

今後電話がかかってきて

『メモできる?』

なんてこと言われたら即答で

『今メモできません!』

と言うべきです。

それか、ひと通り話しを聞いたあとに

『今の○○と△△を念のためショートメールで送ってもらえますか?』

『ひょっとして聞き間違えがあるかもしれませんので』

とメモを取らずに言い返しましょう。

いずれ、『メモできる?』というような無能な電話の回数は減ることでしょう。

相手が『この人には少し言い方気をつけよう』と思わせたらあなたの勝ちです。

ビジネスではお互いのメリット・デメリットを理解して、相手を思いやることが最も大事だと考えます。

あれこれ悩まず社畜サラリーマンから脱出するには!やるべきことランキング3選を実践してみよう!

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まとめ メールよりも電話が多い人と距離をおくには

メールよりも電話が多い人と距離をおいて、自分の時間を消耗しないためには

・メールで済む要件をいちいち電話してくる人の特徴を知ること

面倒くさがりの人、年配者、ITリテラシーが乏しい人を理解する

・メールで済む要件をいちいち電話で連絡してくる取引先との付き合い方

電話がかかってきても出ない、メールを利用する

・『今メモすることできる?』という人は無能な人が多いので、そんなことを言わせないように仕向ける

無駄な時間、無能な人とは距離をおいて時間の消耗には意識しましょう。

そして相手の言動と考えを理解して、思いやることが解決につながりますね。

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