レスポンスが遅いと仕事ができないと評価される3つの理由
メールやチャットの受信件数の数の多さにテンションだだ下がりなんてこともザラに。
全部に対応して返信してたら日が暮れるぞ～！
残念ながら、あなたのテンションがだだ下がりしようが日が暮れようが、相手はそんなこと知る由もない。
テンションが下がろうが日が暮れようが、あなたはそのメールやチャットに反応しなければなりません。
数が多いと対応が遅くなることはもちろん、そのうち忘れて去られていく案件もあるぐらい。
そんなことでは仕事を上手く進めるどころか、『返答待ちの状況』は相手に迷惑をかけることにもなりかねません。
特にビジネスシーンでは、レスポンスがないと決断・対応ができないなど、次のステップに進めないこともあります。
言い換えると、素早い反応により『スムーズに仕事ができる人』と評価され、信頼感アップにも繋がるのです。
レスポンスを早く対応するには、自分に向けられた内容に『早く気づく』ことが重要なポイントになります。
レスポンスが遅く仕事が上手くいかない人、どうしても対応が遅くなってしまう人は、早く『気づく』ことに意識をすることです。
必ずしも、レスポンスが早いことが絶対とは言えませんが、
レスポンスは早いに越したことはないのです！！
この記事では、『気づく』ことを意識するだけでレスポンスが早くなる方法を解説していきます。
目次
レスポンスが遅い人の特徴
特にビジネスシーンでは、レスポンスが遅いことで、
『相手に迷惑がかかっていないか』『相手を不安にさせていないか』
は常に意識しなければならないことです。
レスポンスが遅い人の特徴は、
・メールやチャットに気づかない
・常に仕事に追われている
・時間にも心にも余裕がない
レスポンスが遅い人にはこういったことが原因なのは言うまでもありません。
ならば、こういったことに意識すればレスポンスが早くなれるのです。
でも、レポンスが遅い人に限ってこういった原因に気づけない、自分に限ってこんなことはない！
と、そもそもレスポンスが遅いことに自覚がない人がいます。
自覚がないと、
『何でそんなに催促してくるんだろう？』
『何で私だけこんなに仕事量が多いの？』
『何で私だけいつも残業しなきゃいけないの？』
と、自分以外のことに不満を持つようになるのです。
催促されるということは、相手が望んでいる対応に対して反応が遅いからです。
仕事量が多いと感じるのは、管理能力が乏しいこともあります。
残業だってそうです。
レスポンスが遅い人に限って、その原因を他人のせいにしてしまっている人かもしれません。
だからいつまでたってもレスポンスが遅いという原因によって仕事が上手く進まず、
催促されたり、仕事量が多く感じたり、残業でもしないと片付かなくなってしまうのです。
言うまでもなくレスポンスが遅い人は、自身のレスポンスの遅さに気づいていない人！！
これに気づければ、レスポンスが早く対応できるようになれますね。
レスポンスが遅いか早いを自己判断するには？
この人はレスポンスが遅い人、あの人はレスポンスが早い人！
というように相手からは判断されることは大いにあります。
果たして自分はレスポンスが早いか遅いかどっちの分類に入るのか？
と、自分自身で判断できることがあります。
それは、職場内なら催促された回数の多い少ないで判断できます。
当然のように職場内で催促されることが多ければ、レスポンスが遅いと判断されることでしょう。
『この書類はまだか？』
『この資料、あなただけまだ提出してないですよ！』
こんなことを言われるのが聞き飽きたと感じるのであれば、
あなたはレスポンスが遅い人に決定です！
催促されることが限り無くなければ、レスポンスが早い方になりますね。
仕事の取引先から、レスポンスが早い遅いの判断されることによって売上成績も変わってくるこでしょう。
特に仕事の取引先からしたら、レスポンスは早い方がいいに決まってます。
レスポンス遅くても全然いいよ～、っていう人なんていません！
みんなヒマではないのです。
もし、仕事で自分のレスポンスが早いか遅いを判断する基準があるとするならば、
あなたは取引先からの依頼には期限内に対応できていますか？
答えがYESなら、あなたはレスポンスが早いというより取引先へ迷惑はかけてないのでOKといえるでしょう。
ただし期限内に対応しているとはいえ、毎回期限ギリギリでの対応ではいつかレスポンスが遅い人に変わってしまいます。
時には、期限に余裕を持って対応するように心掛けるといいですね。
レスポンスが遅いと業務から外されることも
間違いなくレスポンスが遅い人はいずれ仕事業務から外されたり、担当変えになることが大いにあります。
本人からしたら、担当から外された！担当を変えられた！
と、不服に感じることでしょう。
実際は、
担当を外さないとその業務の完成度に支障がでる。
担当を変えないと取引先からの受注が減る。
これが理由です。
当たり前のことですが、会社の経営にとって仕事の完成度に支障が出たり、受注が減ることは絶対に避けたいのです。
レスポンスが遅いことによって生じること
レスポンスが遅いとなにかとマイナスなことしか起きません。
そもそもレスポンスとは、対応や反応ということです。
対応や反応が遅いということは、それだけ行動が鈍いことになります。
友達付き合いや家庭内のことならまだしも、行動が鈍い人とは一緒に仕事はしたくありませんよね。
これが取引先に限らず、職場の上司や同僚も感じていることです。
レスポンスが遅いと仕事のビジネスパートナーから気嫌いされるとともに、あなたを必要とする人がどんどん減っていくことにもなります。
担当から外されたり担当を変えられるだけならまだしも、そのうち窓際族に追いやられることになってもおかしくありません。
それだけ目まぐるしく時間が進んでますし、行動が鈍い人を待っているほどみんなはヒマではないってことです。
厳しい言い方ですが、レスポンスが遅い人ほど時代に置いてかれることは仕方ないかもしれませんね。
取引を辞めたい取引先への対応
あまりおすすめできませんが、
取引を辞めたい取引先へはレスポンスを遅くすればいいだけのことです。
レスポンスが早ければ相手にも利益が生まれることは言わずもがな、その逆をやれば相手が不利益になる。
まさしく今後の取引を考えてる取引先や横行が目立つ取引先には、直接言って取引を断ることが筋ですが、
言いにくいのであればレスポンスを遅くして、相手に気づかせるのも一つの手段です。
レスポンスを遅くするだけでは気づかない人もいますので、一切レスポンスをしないようにすれば相手も気づくことでしょう。
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レスポンスを早くするには
レスポンスを早くする方法は数多くあります。
シンプルにレスポンスを早くする方法として、
・定期的にメールやチャットを見る
・仕事を詰め込まない
・時間に余裕を持たせる
この3つがレスポンスを早くする方法として一番手っ取り早い方法です。
定期的にメールやチャットを見るクセをつける
取引先や職場からのメールやチャットは不定期に送られてきます。
どんな時でもPCやスマホとにらめっこしているわけにはいきません。
会議や打合せ、取引先に出向いたり、車を運転したり、食事をしたりする時ですら、常にメールやチャットを意識するわけにはいきませんよね。
でもいつ何時、自分の行動や予定に反してメールやチャットは送られてきます。
メールやチャットを確認できる時はいいのですが、忙しくしてるとなかなか確認すること自体忘れることもあります。
忙しいという理由で確認できないからといって、対応を遅らせていいものでもありません。
ならば一日のなかで、メールやチャットを確認する時間帯を決めておけばいいのです。
一番の理想は、出社した時の朝・昼食ランチの前後・帰宅する1時間前。
一日のうちに3回確認できれば、即日対応することができレスポンスが早くなります。
3回が無理なら2回でもいいです。1回でもいいです。
1回も見ないということだけは避けましょう。
最低でも1回は必ず見るようにクセづけすることです。
当然見るだけではダメですから。
見て反応して対応して決断までしなくてはなりません。
依頼に対してやることリストをノートに書くことを一緒にやれば、忘れ防止にもなります。
このノートに関しては、どんなノートでもいいですが、やることリストを書くだけの専用ノートにしておくことがおすすめです。
余計な情報やメモも一緒に書くと、実際やるべきリストが薄れてしまうこともあります。
メモやノートは自分のやり易い形が一番いいと思いますので、自分ノートを活用して忘れ防止に意識しましょう。
仕事を詰め込まない／時間に余裕を持たせる
誰だって時間に余裕があれば、レスポンスも早くなり取引先にとっても印象が良くなります。
では、仕事を詰め込みがちで時間に余裕が持てない人はどうすればいいのか？
仕事を詰め込んだり時間に余裕がない人は、二つのパターンに分けられます。
一つ目のパターン
新入社員のように経験値が浅い人に多く見られます。
新入社員のように経験値が浅い人はベテランに比べると知識も経験も乏しもの。
経験値が浅い人は仕事を詰め込んでいるようで、実はそんなに詰め込んでいないのです。
知識や経験値が浅いので、あれもこれもやることが多く感じてしまいがち。
そして時間に余裕がないようにも感じてしまうのです。
でもこれは誰もが通ることなので、がむしゃらにやるしかありません。
むしろこの体験が後々に生かされる経験値になるのです。
二つ目のパターン
仕事を詰め込まれてる人です。
あれもこれも、アイツにやらせておこう！
みたいな悪習慣のある会社の社風が、一人に負荷を与えてしまってることもあります。
そもそも業務負荷が他の人と差があり過ぎることもあるのではないでしょうか。
こういう人に限って、断れない人や、YESマンだったり、会社にとって都合の良いように使われているタイプかもしれません。
ここまできたら、レスポンスが早いとか遅いとかそんなことよりも、会社自体に問題があります。
もし、こんなパターンに当てはめられているのであれば、1日でも早く業務負荷を減らしてもらえるように上司に相談してください。
上司に相談しても業務負荷が減らなかったり、会社からの待遇や評価が悪いのであれば、転職を考えた方がいいです。
人によって業務負荷の差がひどいのは、あきらかに会社からの嫌がらせか、人材不足が原因です。
人材不足により一人一人の業務負荷が増えるのならまだしも、会社からの嫌がらせによる業務負荷は何よりも耐えられないことです。
いっそうのこと転職して新たなスタートしてみる
今すぐ会社を辞めて転職をしたい！
とまでは思ってない人は意外と多いです。
そんなことを考えている人は、きっと心のどこかに現状に満足してない想いがあるからです。
現状に満足してないということは、何かしらの不満や不安があるのかもしれません。
会社辞めてまで転職する気持ちはないけど、会社に対する不満がある人の意見
・仕事の内容は好きだけど、この会社の経営状態では3年もつかな？
・10年勤めているけど思った以上に給料は上がっていない！
・このご時世だから仕方ないけど、他の会社ならもっとボーナスもらえるかもしれない！
・紹介で入社させてもらい10年以上はがむしゃらに働いてきたものの、評価がいまいち低い！
・辞めたいまでの悩みはないが、ずっとこの会社にいるつもりはない！
と、会社辞めてまで転職する気持ちはないけど、きっかけさえあれば転職したいと考えている人が多いのが現実なんですよね。
とはいえ、いきなりあとさき考えずに会社を辞めてしまうのはリスクが高過ぎます。
まずは転職サイトや転職エージェントのサービスに登録してみることがおすすめです。
転職サービスに登録して利用するメリットのひとつに、自分の時価価値を査定してもらえることです。
この業種でこれだけのスキルがあるなら、そういった会社に転職すると給料はいくらになるかが客観的にわかります。
自分の価値が分かると、
今の会社で働いたほうがいいのか？
転職したほうがいいのか？
判断できます。
もちろん、資格やスキルを身につけてから転職するのもいいですね。
転職サイトに登録するメリットは、知らない会社の情報を集められることです。
転職サイトを利用して紹介されたからといって、必ずしもそこの会社へ転職しなければならないわけではありませんからね。
転職サイトに登録すると、あなたに合った会社の情報がメールで届きます。
催促されたり、電話がかかってくることはないので、自分の好きなタイミングでいつでもどこでも調べれるのが特徴です。
会社の情報収集ができ、自分にあった会社を紹介してもらい、メールでいつでも好きなタイミングで閲覧できる！！
そのほとんどの転職サイトは『無料』で登録できるので、転職するにせよしないにせよ、
『転職サイト』は登録しておいたほうが賢いですね。
今すぐ無料で登録して、自分の時価価値を把握しておきましょう！
【無料で登録できる転職サイト】
⇒ リクナビNEXT
【会社会社辞めたくても辞めさせてくれないなら】
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まとめ レスポンスが遅い人がやるべきこと
レスポンスを早くするには、『気づく』ことが最も大切になってきます。
レスポンスが遅い人の特徴で、
・メールやチャットに気づかない
・常に仕事に追われている
・時間にも心にも余裕がない
これでは、いくらレスポンスを早くしようとしても早くなりません。
さらに、レスポンスが遅いと業務から外されることもザラになります。
レスポンスが遅いことによって生じることは、仕事をしていくうえで致命的なことになるのです。
レスポンスを早くするには、定期的にメールやチャットを見るようにしたり、仕事を詰め込まない環境にしたり、時間に余裕を持たせる必要があります。
いっそうのこと転職を視野に入れて新たな会社でスタートすることもいいかもしれません。
時代の流れは目まぐるしく早く過ぎています。
遅いと時代の流れに置いてかれることもあります。
相手である取引先はもちろんのこと、
職場でもレスポンスは早ければ早いに越したことはないのです！！
レスポンスを早くして、時代の流れを受けとるアンテナとして視野を広げていきましょう。
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