仕事の電話ほど無駄はものはない！仕事電話を減らす5つのコツと方法

仕事の電話がかかってくると、

「また電話だ！今度は何の要件？」

「ひっきりなしに電話がかかってきて集中できない！」

と悩んでいませんか？

実は、この記事で紹介する『仕事の電話ほど無駄はものはない！仕事の電話を減らす5つのコツと方法』を実践すると、誰でも簡単に仕事の電話を減らすことができます。

なぜなら、私も実際に実践して、電話を減らすことで仕事効率が上がりストレスも減ったからです。

この記事では、仕事の電話を減らすコツと方法をご紹介します。

記事を読み終えると、今後仕事の電話に悩むことは一切なく、集中して仕事に取り組むことができます。

仕事の電話ほど無駄はものはない！仕事電話を減らす5つのコツと方法

仕事してれば取引先やビジネスパートナーからの電話がかかってくることは当たり前のこと。ましてや外出してれば会社の上司や事務員さんから電話がかかってくることも当然のようにあります。

仕事の電話とはいえ、かかってくる電話の件数が多ければ多いほど時間を取られ仕事効率は下がり、反面にストレスは上がっていきます。いかに電話の件数を減らすことで、仕事効率UPとストレスを少なくできることを意識していかなければなりません。

ではどうやったら仕事の電話を減らすことができるのか？

それは、

仕事の電話がかかってきても出ない！

そして、こちらからも電話をしない！

これに尽きます。

そんなことしたら仕事にならないんじゃないかと疑問に思われますが、そもそもそれが間違いなのです。

仕事の電話には出るな！

1回目の着信には電話に出るな

仕事での連絡方法として、言うまでもなく携帯電話に直接連絡が入る方が多いと思います。

当然のように仕事での電話は突然かかってきます。

今日の10時30分に〇〇さんから携帯に電話がかかってくる！

そんなアポもなければ予定もありませんよね。

いつ誰から、かかってくるかもしれない電話が一番厄介なものであり集中力を奪い取られるものでもあります。

だったら、今あなたが集中して資料作成してたり見積書を作成してるのであれば、その時にかかってきた電話には出ないようにするのです！

着信音やバイブ音が気になるのであれば、マナーモードにして携帯に意識しない状態を作る。ひと段落した後に携帯をチェックして着信があれば、折り返し電話をすればいい。

集中している時に電話に出てしまうと、再度集中するまでに数10分の時間を費やします。集中している時ほど電話がかかってきても電話に出ない。会社に電話が入った時には後から折り返し電話すると伝えてもらう。

たったこれだけ集中力は横取りされることが減ります。折り返し電話をしても相手も同じ状況かもしれませんが．．．

時間外の電話には出るな

例えば定時が18時で会社から帰宅途中に取引先から電話がかかってきたら、あなたはその電話に出ますか？
『時と場合によっては電話に出る』と回答する人がほとんどだと思います。

電話に出れる時や電話にストレスを感じてないのなら電話に出ればいいと思います。でも時間外の電話に一度でも出ててしまうと、相手はこの時間なら電話しても出てくれる人なんだ！という認識を与えてしまう場合があります。また別の日に時間外に電話がかかってきてもおかしくない。

これがエスカレートしていくと、最初は18時にがかかってきた電話がそのうち19時・20時・21時・22時にかかってくることもあります。

帰宅後の家でくつろいでいる夜の時間に仕事の電話ほどストレスを感じることはありません。

たとえ電話にでなくても着信相手を見て、

『何の要件だろう？』

『何かトラブルでも起きたのか？』

と考えたくない心配をしてしまうもの。

だからというわけではないけど、自分の中で何時以降は仕事の電話に出ない！と時間を決めることでストレスは限りなく減ります。

そして常識では考えにくい時間帯の着信もなくなることでしょう。

【合わせて読みたい】

≫　仕事が休みの日に電話が掛かってきても出なくていいシンプルな理由

休日の電話は無視でいい

土・日休みの日に取引先からの電話がかかってくる人は少なくはない。

あなたが土・日休みでも、取引先の人が仕事してたら電話がかかってくる確率は多少なりとも上がります。

そんな土・日休みの電話は無視することをおすすめします。

これも時間外の電話と一緒で、一度休みの日に電話に出てしまうと取引先からは休み構わず電話に出てくれる人なんだと認識を与えてしまうのです。

取引先の人も土・日に電話しても出てくれないと思いながら、あわよくば電話に出てくれるかもしれないと薄い期待しかしてません。

緊急の用事やトラブルもあるかもしれませんが、基本的に休日の電話に出る必要もありません。

仕事で電話をかけるな

電話ほど無駄なものはない

電話はリアルタイムでの会話ができて便利な反面、仕事では不便なことばかりにも感じます。

職種や業種にもよりますが、今の時代ほとんどが電子がされています。

ましてやメール、ライン、チャット等のSNSを使えばわざわざ電話して話すことが必要なくなりました。

でも、仕事ではどうでしょう？

いまだに電話をメインとした連絡が多いです。

電話によって作業が中断したり、運転中に電話してる人や危険をかえりみず路肩に止めて電話している人をいまだに見ます。

電話ほど相手の時間を奪いとる本当に無駄なものなんですよね。

仕事の電話は迷惑で相手の時間を奪う

電話は会議中、作業中、移動中、休日中、それこそ冠婚葬祭だろうがかかってきます。

そんなときの電話ほど、それ電話じゃないとダメなの？っていう内容の方が多い。

ましてや電話で日時や、見積もりの数量や、仕様の型式を口頭で言ってくる人もいるぐらい。こちらがメモできる状態でもなければ、そもそも電話できる状況でもないのに無理して電話に出た時に限ってそんな内容の電話だったりします。

そんな電話は迷惑でしかなく相手の時間を奪う魔物なのです。

特に電話の口頭だけによるものはミスやトラブルになります。

書面に残るものもなければ証拠もなく、自分が書いたメモしか頼るものはありません。

電話してくる人ほど、さも相手も自分と同じように資料を見ていたり状況を把握していると勘違いするのです。

『〇〇の案件ですが、2枚目の資料の3行目に書いてある仕様を□□に変えたら金額はいくら変わりますか？』

『はぁ～、そんなのわかるわけないでしょッ！』

『もしかして、突然電話してきたにも関わらず、こっちも資料見ながら話してると思ってるの？』

っていうように、電話してくる人ほど相手の状況などお構いなしにアレコレ言いたいこといってくるんです。そして人の時間だけ奪っておいて後は知らん顔してくる人も多い。

折り返し電話ほど時間を奪い合う

電話がかかってきても出れないとき、後から折電すると決まって相手も電話に出ない。

こんなことって本当に多いですし、本当に時間の無駄でしかありません。

時々あるのが、電話がかかってきても出れず、数十秒に折電しても出てくれない相手もいます。この数十秒の間に、他の人に電話をしなくてはならないほど忙しいのか、もうすでに誰に何のために電話したのかすら忘れている人もいるぐらい。

電話に出れず折電しても相手も出れない。

折電しても相手から連絡がまったくない。

もう要件は済んだのか？

もう電話する必要がなくなったのか？

そんなことすらもわからい状況のなか1日が過ぎてしまうこともしばしばあるのではしゃないでしょうか。

あの時の電話はなんだったのか？そんなことを気にしてることが本当に時間の無駄でしかありませんね。

仕事の電話がひっきりなしだとノイローゼになる

仕事の電話が怖い

ひっきりなしに仕事の電話がかかってくると、集中力が低下して仕事の効率も低下します。

仕事の効率が低下すれば手配や段取りにミスが発生してたちまち正常ではいられなくなる。

そんな時でも他の案件の電話が鳴りやまず次か次へと課題が山積みに。

仕事の質どころか、こなしていくことすら出来なくなりミスやトラブルが発生する負のスパイラルに突入してしまう。

行き着く先は電話が鳴ることが恐怖症になりやがてノイローゼとなって体調を崩すことになる人が多いのです。

仕事の電話に支配されると

ひっきりなしの電話対応に振り回されると質よりもこなすだけの仕事になってしまいます。

次から次へと仕事量が増えていけば、残業や休日出勤も自然と増えていく。

いつしか定時で帰れることが不可能なぐらいの状態になり仕事の効率どころかケアレスミスが多くなってしまう。

上司からの指導も増え、相談できる人や味方になってくれる人が回りからどんどん消えていくこともあります。

気がついたら会社に飼いならされた社畜となって、時間や曜日は関係なく働き続ける生活を送らなければならないことも。

たかだか電話でも、かかってくる電話件数が多くなればなるほど生活が仕事に支配されてしまうもの。

仕事に支配され過ぎると、

何で俺だけこんな目に合うの？

何のために働いているのか？

と、考えたくもないことを考えてしまいます。

まさに会社に飼いさらされた社畜化してしまった人の感情なのです！そんな感情が出てきたら危険信号の合図です。

そんな人は今すぐにでも社畜サラリーマンから脱出！やるべきことランキング3選を実践して社畜から脱出を図りましょう！

電話がかかってこないようにするにはメールやチャットを上手く利用しよう

仕事の連絡はメールやチャットの方が便利だと思わせる

仕事の電話を減らすには、取引先の相手にメールやチャットで連絡を取るようにすることをおすすめします。

全ての要件をメールやチャットで連絡することは不可なので、10回に1回ぐらいは電話での連絡でもいい。

常日ごろからメールやチャットでの連絡をしてれば、自然と相手もメールやチャットで連絡をしてくるものです。

メールやチャットで意識するべきこと

メールやチャットは文字で相手に意思を伝えることになります。

言わずもがな文章力が求められます。

文章の意味が不明だったり、文章の言い回しがおかしいと相手は理解できません。

理解できないと

『あのメールの意味がわからない』

と電話がかかってくることでしょう。

電話の件数を減らすためにメールやチャットで連絡してるのに、それによって電話がかかってきたら元も子もありません。

メールやチャットで意識すべきことは、誰が見ても理解できる文面が求められます。

特に意識しなきゃいけないのが改行することです。改行がなくツメツメの文字だと見にくくてそもそもメールを見る気が失せますよね。

そして、太文字や色を混ぜすぎると見にくい文章になります。

適度な改行と、文字の太さは重要なポイントのみにして色は2色までするといいでしょう。

それだけでも見やすい文章になります。

メールやチャットだけで確実に仕事をこなしてくれる人だと思わせる

常日ごろからメールやチャットでのやり取りが定着してこれば電話がかかってくるの件数は確実に減ります。

取引先からしたら、この人にメールやチャットを送れば対応してくれる人と思ってもらえればいいのです。

取引先からの依頼に対して資料や見積書を期限内に納品できてればいいだけのことです。

期限内に納品できなかったり、毎回期限を過ぎしまうから電話がかかってきて催促されるだけのこと。

・取引先の要望に対して確実に納品する

・依頼に対して不明なことがあれば質疑をする

・依頼に対して期限に間に合わなければ事前に見込み納品できる期日を伝える

少なくてもこの3点は依頼がきた翌日までにフィードバックしてと相手も気持ちよく答えてくれることでしょう。

期限内に納品できないと思われたくないと考える人もいますが、意外と取引先からしたら期限内よりも確実さと信頼を求めています。

期限内に納品できたとしても間違えが多かったりしてはいけませんよね。

まとめ　仕事の電話を減らすコツと方法

電話がひっきりなしに多いと集中力が低下して仕事の効率どころかノイローゼになって体調を崩してしまいます。そんなことになってしまう前に、電話を減らすコツと方法を実践するほかありません。

電話には出ない！

電話をしない！

そのためにメールやチャットを上手く利用すればいいのです。

100％電話に出ない電話をしないではなく、今よりも確実に電話の件数を減らすことが一番の目的です。

メールで済む要件を電話をしてくる相手をいかにメールで連絡してもらえるかがカギになります。

それには常日頃からメールやチャットを使ってこちらから発信していくをおすすめします。

今回紹介した、『仕事の電話を減らす5つのコツと方法』を活用していただくことで、今後の仕事の電話に悩むことが一切なくなり、集中して効率よく質の高い仕事ができるはずです。

最初のうちは今まで電話ばかりの取引先がメールやチャットで連絡してくるのには時間がかかると思います。

ですが、何度も何度も繰り返して自分のモノにしてください。一度、自分のモノにしてしまえば、どん取引先の人でも電話よりメールやチャットで連絡を取れるようになれます。

何ごとでもそうですが、まずは動いてみないと何も変わりません。

是非この機会に行動して、仕事の電話を減らしてスッキリした気持ちで仕事ができる環境を自らつかみとりましょう！